We verwachten van al onze vrijwilligers niet alleen veel enthousiasme, maar ook een hoge mate van verantwoordelijkheid voor de taken die zij op zich nemen. Er wordt bij het maken van het weekprogramma op gerekend dat je op de dagen waarvoor je je hebt aangemeld ook daadwerkelijk aanwezig en inzetbaar bent. Zonder jouw inzet kunnen geplande activiteiten mogelijk niet doorgaan! Een zekere mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid voor toegewezen taken is daarom belangrijk.

Huttendorp Schollevaar wordt volledig georganiseerd door enthousiaste, onbetaalde vrijwilligers die veel van hun vrije tijd investeren om een onvergetelijke week voor de kinderen mogelijk te maken. Zij zijn geen professionals, maar doen hun werk vanuit betrokkenheid en plezier. Waardering en respect voor deze inzet is daarom essentieel.

Zoals het gezegde gaat: “Vrijwilliger zijn is als plassen in een donkere broek, je krijgt er zelf warm van, maar niemand die het ziet…” – toch is jouw bijdrage onmisbaar!

Intake- en informatiebijeenkomsten

Voor nieuwe Assistent-, Junior- en Stagevrijwilligers organiseren wij voorafgaand aan de Huttendorpweek intake- en informatiebijeenkomsten.

• Nieuwe vrijwilligers krijgen hier uitleg over hun taken en leren de andere vrijwilligers kennen.

• Voor terugkerende vrijwilligers is dit een moment om het weekprogramma en de veiligheidsregels nog eens door te nemen.

Na aanmelding ontvang je een bericht met de beschikbare data. We verwachten dat je ruim op tijd aanwezig bent en het toestemmingsformulier (bij minderjarigen) volledig ingevuld en ondertekend meebrengt.

Let op: Huttendorp is een evenement voor kinderen. Oudere kinderen die zich aanmelden puur om zelf “nog een keer hutten te bouwen” zonder verantwoordelijkheid te nemen, passen niet bij ons vrijwilligersbeleid. Uitzondering hierop zijn Assistentvrijwilligers, die juist inspireren en helpen bij het huttenbouwen, mits zij bereid zijn om hun toegewezen taken serieus uit te voeren.

Weekprogramma en vrijwilligersrooster

Het definitieve weekprogramma en het concept vrijwilligersrooster worden voorafgaand aan het evenement op onze website geplaatst en per mail gedeeld met een weblink. Zo kun je altijd de meest recente versie bekijken en precies zien:

• welke activiteiten er plaatsvinden,

• op welke dagdelen jij bent ingeroosterd,

• en wat er van jou verwacht wordt.

Zorg dat je ruim op tijd aanwezig bent voor de briefing en uitleg van de taken.

Taken en ruilen van diensten

Er kan geen voorkeur voor specifieke taken worden opgegeven. Alle taken zijn belangrijk voor het slagen van het evenement. Wil je onderling ruilen van taken? Dat kan, maar meld dit altijd even bij de organisatiebalie zodat het rooster actueel blijft.

Mocht je onverhoopt verhinderd zijn, geef dit dan voor 08.00 uur telefonisch door (nummer wordt vooraf bekendgemaakt). Kun je zelf een betrouwbare vervanger sturen? Dat wordt enorm gewaardeerd! Geef diegene dan alle benodigde informatie mee (basisspelregels, gedragscode, takenoverzicht en vrijwilligersrooster).

Informatiebijeenkomst voorafgaand aan het evenement

In de week vóór het evenement organiseren wij een informatiebijeenkomst voor:

• ouders/verzorgers van deelnemers,

• dagdeelhulpen,

• vrijwilligers en andere geïnteresseerden.

Hier ontvang je de laatste updates, zie je het conceptvrijwilligersrooster en kun je vragen stellen. Je ontvangt hierover tijdig een uitnodiging per e-mail of WhatsApp. Zet de datum alvast in je agenda zodat je deze bijeenkomst niet hoeft te missen.

Veilige Voeten

Het terrein mag alleen betreden worden met stevige, gesloten schoenen (geen slippers of Crocs). Ook zijn sokken verplicht. Ter extra bescherming tegen scherpe voorwerpen in het hout gebruiken we Veilige Voeten-inlegzooltjes. Deze zijn gemaakt van een zeer sterk materiaal dat verwondingen voorkomt. Voor slechts een kleine bijdrage kun je ze bij aanmelding meebestellen.

Op naam bestelde en betaalde inlegzooltjes zijn voorafgaand aan of uiterlijk op maandagochtend van de eerste dag af te halen bij de organisatietent.

Wat neem je mee?

De organisatie zorgt voor siroop, water en kleine snacks. Zelf neem je mee:

• een lunchpakket met brood;

• zonnebrand en petje bij zonnig weer;

• droge kleding bij regen;

• zwem- of badkleding en een handdoek op waterspeeldagen;

• oude kleding en schoenen op verfdag (kleding mag vies worden!).

Gedragscode en VOG

Het werken met kinderen vraagt om duidelijke gedragsregels. Alle vrijwilligers verklaren zich bij aanmelding akkoord met onze gedragscode.
Voor 18+ vrijwilligers (behalve ouders die een dagdeelhulp zijn) vragen wij een gratis Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan. Deze ontvang je thuis per post en stuur je vervolgens digitaal door naar de organisatie. Het tijdig inleveren van de VOG is verplicht om als vrijwilliger aan de slag te kunnen.

Tot slot

Dankjewel voor je inzet als vrijwilliger of dagdeelhulp. Zonder jou kan dit evenement niet bestaan. Houd tijdens de zomervakantie je e-mail en telefoon goed in de gaten voor updates.

Wil je zien wie zich ook hebben aangemeld? Check dan regelmatig het Wie-Doen-Er-Allemaal-Mee-overzicht op onze website (wordt handmatig bijgewerkt).